Enjeux
Les animateurs/trices d'organisations de développement agricole/rural proches souhaitent améliorer leur gestion du temps professionnel, notamment en définissant mieux les priorités et en améliorant l’organisation du travail, pour leur bien-être au quotidien.
Contenu
Accueil pour démarrer après présentation dès 9h30 !
Présentation de la formatrice, règles pour travailler ensemble
Tour de table : chacun a 1-2 mn pour se présenter (poste) et dire pourquoi il/elle est là.
Contenu de la journée : gestion du temps sur l’année, la semaine, la journée...
Gagner du temps (faire plus et mieux), et aussi (surtout ?) faire mieux et moins vite…
Le temps est une notion élastique, subjective… on en parlera aussi !
9h50 rapport au Temps
Radar puis questions de recentrage : travail seul puis en binômes puis restitution :
comment je me sens dans mon travail ? : donner des mots de ressentis
qu’est ce que ça me fait de voir tous ces mots de ressentis ?
quand je suis débordé, qu’est ce que j’ai tendance à faire ?
ai-je déjà remarqué des symptômes de stress chez moi ?
est-ce que ma charge de travail me convient ?
est-ce que je m’ennuie au travail, les défis sont-ils à la hauteur de mes envies ?
est-ce que j’ai parfois l’impression d’aller au-delà de mes limites, et si oui ça me fait quoi ? ça se traduit comment ?
est-ce que je dis souvent que je suis débordé-e ? fatigué-e ?
que se passera-t-il si rien ne change ?
Débriefing (préciser) et apport sur le rapport au temps / le rapport aux autres
10h30 Limiter la surcharge de travail
Solutions organisationnelles :
Feuilles de mission
Chacun écrit sa feuille, à partir du cadre donné à titre indicatif (max 10mn)
En 4 sous-groupes de 3-4 : chacun lit les feuilles des autres, puis commentaires sur chaque feuille, puis le groupe choisit une feuille avec une question à traiter (un animateur, au moins gardien du temps, pour chaque groupe) 15 mn
Chaque sous-groupe présente une feuille + 1 question à tous. 5 mn
On traite les 3 - 4 questions (1 h)
Eléments à traiter :
Savoir dire la cohérence de son poste, la mission principale
Savoir proposer aux administrateurs un arbitrage pour diminuer son temps de travail (jeu de rôle)
Enregistrer son temps de travail : pourquoi, comment ?
Temps nécessaire à la vie associative
Il n’y a aucun problème à lâcher ce qui est inutile, mais il faut du courage pour lâcher ce qui est utile, important, intéressant. Nous avons accès à de plus en plus d’informations intéressantes, à de plus en plus d’actions possibles, mais ça prend toujours autant de temps de lire un livre.
Fixer des contraintes horaires
Ex : piscine à 18h
Solutions émotionnelles :
S’arrêter 1 minute par heure
Moment présent, porter son attention à ce qui est fait
Se donner de la satisfaction
Contentement = repos, insatisfaction = fatigue.
Le contentement arrive quand on achève quelque chose, et pour arriver à cela, il faut lâcher le reste, et placer son attention sur ce qui amène le contentement, pas sur tout ce que l’on n’a pas fait.
Il n’y a aucun problème à lâcher ce qui est inutile, mais il faut du courage pour lâcher ce qui est utile, important, intéressant. Nous avons accès à de plus en plus d’informations intéressantes, à de plus en plus d’actions possibles, mais ça prend toujours autant de temps de lire un livre.
Solutions techniques :
Outils de maîtrise du temps. Mais ça ne sert à rien si c’est pour pouvoir faire plus de choses !
12h30 -13h30 Déjeuner puis reprise
13h30 Prioriser à moyen terme (jours et semaines à venir)
Rétroplanning
Faire ensemble un rétroplanning. Pas de recette, une vigilance : aller dans le détail.
Des listes…
Pour gérer le stress
Pour organiser sa semaine/ journée : toujours la veille !
En listes de courses, en blocs ou en mind map
L’urgent et l’important : matrice d’Eisenhower.
A partir de ce diagramme, poser d’abord l’urgent et l’important, puis l’imp non-urgent etc.
Organiser sa semaine
Règle du tiers vide. Outil : tableau ou agenda
Organiser sa journée
S’aider du diagramme, repérer son rythme biologique.
Qq trucs :
- Demain soir je serai satisfait si j’ai fait… Ni trop, ni trop peu…
(faire le planning la veille au soir).
- déléguer : être clair sur la mission, les objectifs, le suivi
- ce que je reporte tout le temps : 5’ puis 5’ puis 1h
15h : Les voleurs de temps
Identifiez vos voleurs de temps internes et externes. Faire la liste puis échanges : comment faire pour les limiter ?
Les courriels : on peut agir sur les aspects techniques (je crée des boîtes avec des redistributions automatiques), organisationnels (je les regarde trois fois par jour), émotionnels (j’évite d’utiliser les mails pour ne pas aller voir des dossiers compliqués, j’évite de répondre dans l’immédiat aux mails qui me provoquent de l’émotion : agacement…).
Churchill : passé un certain délai, un problème dont on ne s’est pas occupés est à moitié résolu.
16h15 : les petites voix (ou « savoir dire non » ?)
Les petites voix : test
Le temps et la mort…
Lâcher prise
17h – bilan et évaluation de la journée de formation
Questions des participants, Échanges et Évaluation de la journée
Discussions et échanges sur la formation abordée par les participant(e)s
Réflexion sur l’utilisation des acquis de la journée sur le territoire par les salarié(e)s animateurs du réseau
Évaluation de la formation et perspectives de nouvelles actions de formation
17h30 Fin de la formation
Le contenu est adapté aux demandes des participant(e)s.
Méthode : la formation part des attentes des participant-e-s et de leurs questions précises, et s’appuie sur l’utilisation d’outils concrets.
Ce stage très riche et très vivant comme tous nos stages, privilégie la pédagogie active. Il est basé sur une forte interactivité et des mises en situations.