Gestion et organisation de son temps de travail

Bien-être au travail et gestion du temps

Public visé:
Tout_e_s salarié_e_s, dont animateurs/trices,... intéressé_e_s par ces compétences de bien être au travail et de gestion du temps des salarié_e_s, au quotidien dans leur activité.

Objectif :
Être capable de définir des priorités ; être capable de s’organiser et d’anticiper. Être capable de réduire le stress lié à la gestion du temps. Être capable de limiter les pertes de temps dans son travail. Être capable de favoriser/d’entretenir de son côté les conditions du bien être au travail.

Enjeux :
Les animateurs_trices et salarié_e_s d’organisations souhaitent<br />
améliorer leur gestion du temps professionnel, notamment en définissant mieux les priorités et en améliorant l’organisation du travail, pour leur bien-être au quotidien.

Pre-requis :
Aucun pré-requis nécessaire

Contenu :
9h30

Présentation de la formatrice, règles pour travailler ensemble
Tour de table : chacun a 1-2 mn pour se présenter (poste) et dire pourquoi il/elle est là.
Contenu de la journée : gestion du temps sur l’année, la semaine, la journée...
Gagner du temps (faire plus et mieux), et aussi (surtout ?) faire mieux et moins vite…
Le temps est une notion élastique, subjective… on en parlera aussi !

9h50 rapport au Temps
Radar puis questions de recentrage : travail seul puis en binômes puis restitution :
comment je me sens dans mon travail ? : donner des mots de ressentis
qu’est ce que ça me fait de voir tous ces mots de ressentis ?
quand je suis débordé, qu’est ce que j’ai tendance à faire ?
ai-je déjà remarqué des symptômes de stress chez moi ?
est-ce que ma charge de travail me convient ?
est-ce que je m’ennuie au travail, les défis sont-ils à la hauteur de mes envies ?
est-ce que j’ai parfois l’impression d’aller au-delà de mes limites, et si oui ça me fait quoi ? ça se traduit comment ?
est-ce que je dis souvent que je suis débordé-e ? fatigué-e ?
que se passera-t-il si rien ne change ?
Débriefing (préciser) et apport sur le rapport au temps / le rapport aux autres

10h30 Limiter la surcharge de travail

Solutions organisationnelles :

Feuilles de mission
1. Chacun écrit sa feuille, à partir du cadre donné à titre indicatif (max 10mn)
2. En 4 sous-groupes de 3-4 : chacun lit les feuilles des autres, puis commentaires sur chaque feuille, puis le groupe choisit une feuille avec une question à traiter (un animateur, au moins gardien du temps, pour chaque groupe) 15 mn
3. Chaque sous-groupe présente une feuille + 1 question à tous. 5 mn
4. On traite les 3 - 4 questions (1 h)

Eléments à traiter :
Savoir dire la cohérence de son poste, la mission principale
Savoir proposer aux administrateurs un arbitrage pour diminuer son temps de travail (jeu de rôle)
Enregistrer son temps de travail : pourquoi, comment ?
Temps nécessaire à la vie associative

Il n’y a aucun problème à lâcher ce qui est inutile, mais il faut du courage pour lâcher ce qui est utile, important, intéressant. Nous avons accès à de plus en plus d’informations intéressantes, à de plus en plus d’actions possibles, mais ça prend toujours autant de temps de lire un livre.

Fixer des contraintes horaires
Ex : piscine à 18h


Solutions émotionnelles :

S’arrêter 1 minute par heure
Moment présent, porter son attention à ce qui est fait

Se donner de la satisfaction
Contentement = repos, insatisfaction = fatigue.

Le contentement arrive quand on achève quelque chose, et pour arriver à cela, il faut lâcher le reste, et placer son attention sur ce qui amène le contentement, pas sur tout ce que l’on n’a pas fait.
Il n’y a aucun problème à lâcher ce qui est inutile, mais il faut du courage pour lâcher ce qui est utile, important, intéressant. Nous avons accès à de plus en plus d’informations intéressantes, à de plus en plus d’actions possibles, mais ça prend toujours autant de temps de lire un livre.

Solutions techniques :
Outils de maîtrise du temps. Mais ça ne sert à rien si c’est pour pouvoir faire plus de choses !


12h30 - 13h30
Déjeuner puis reprise

13h30 Prioriser à moyen terme (jours et semaines à venir)

1. Rétroplanning
Faire ensemble un rétroplanning. Pas de recette, une vigilance : aller dans le détail.

2. Des listes…
a. Pour gérer le stress
b. Pour organiser sa semaine/ journée : toujours la veille !
c. En listes de courses, en blocs ou en mind map

3. L’urgent et l’important : matrice d’Eisenhower.
A partir de ce diagramme, poser d’abord l’urgent et l’important, puis l’imp non-urgent etc.
4. Organiser sa semaine
Règle du tiers vide. Outil : tableau ou agenda
5. Organiser sa journée
S’aider du diagramme, repérer son rythme biologique.

Qq trucs :
- Demain soir je serai satisfait si j’ai fait… Ni trop, ni trop peu…
(faire le planning la veille au soir).
- déléguer : être clair sur la mission, les objectifs, le suivi
- ce que je reporte tout le temps : 5’ puis 5’ puis 1h

15h : Les voleurs de temps
Identifiez vos voleurs de temps internes et externes. Faire la liste puis échanges : comment faire pour les limiter ?
Les courriels : on peut agir sur les aspects techniques (je crée des boîtes avec des redistributions automatiques), organisationnels (je les regarde trois fois par jour), émotionnels (j’évite d’utiliser les mails pour ne pas aller voir des dossiers compliqués, j’évite de répondre dans l’immédiat aux mails qui me provoquent de l’émotion : agacement…).

Churchill : passé un certain délai, un problème dont on ne s’est pas occupés est à moitié résolu.

16h15 : les petites voix (ou « savoir dire non » ?)
Les petites voix : test
Le temps et la mort…
Lâcher prise

17h30 – bilan et évaluation de la journée de formation

Nature du module : présentiel

Méthodes et moyens pédagogiques :
La formation part des attentes des participant-e-s et de leurs questions précises, et s’appuie sur l’utilisation d’outils concrets.
Ce stage très riche et très vivant comme tous nos stages, privilégie la pédagogie active. Il est basé sur une forte interactivité et des mises en situations.

Moyens matériels :
De quoi prendre des notes, Salle avec Tableau mural et Paperboard + Post iT et feutres.

Modalités d'évaluation des acquis :
Quiz/étude de cas, autoévaluation

Nom et numéro de déclaration d'activité de l'OF :
n° SIRET : 349 902 536 00029 APE 8559A
n° de déclaration d’activité d’organisme de formation : 11930337193
Référencé au Datadock : n° 0014250

En fin de formation, une attestation de formation sera remise à chaque stagiaire.